撬动“归档难”痛点 打造监督考核新模式

撬动“归档难”痛点　打造监督考核新模式　　 一键收卷，让卷宗归档不再难

近年来，山东省检察院为切实解决诉讼档案归档工作中存在的难点痛点堵点，积极探索归档流程信息化、智能化、自动化，在现有智慧档案管理系统的基础上，组织力量研发了诉讼案件卷宗归档监督新功能模块，实现了检察官“随办随归”，档案员“一键收卷”，分管院领导“随时调度”，助力诉讼案件归档工作提质增效。

【问题】

当前，诉讼案件档案归档不及时，催归缺抓手，归档统计繁琐等现象不同程度地存在，日常档案管理中的“归档难”长期困扰检察机关诉讼档案管理工作。

一是底数不清。因先前的业务应用系统未嵌入应归案件范围，各类案件未明确办结节点，以及部分办案人员不及时点击“办结”按钮等主客观因素，导致哪些案件类型应当归档、哪些案件已办结可以归档均无法自动推送及统计。信息不通造成档案管理部门难以监管，更造成了无法准确计算归档率。

二是权责不明。“案结卷归”是一个完整的闭环系统，因各个环节缺乏有效监管，时间控制，未与考核相关联，导致很多时候部门间互相推诿，出现不交卷、不及时交卷、乱交卷等现象。一旦出现问题，无法有效追溯责任人，彻查原因。

三是统计繁琐。因系统无法自动推送有关数据，需通过办案人填报《受理案件办理情况表》来实现，回填，汇总、更新，一个统计周期内需要重复多次。人工统计方式早已不适应工作要求，数据滞后，错误率高，频繁的统计频率给办案人、档案员带来巨大的工作负担。

【思考与探索】

随着最高检印发《关于开展检察官业绩考评工作的若干规定》，“案件归档”被正式列入“检察业务工作质量”考评项目后，归档质效也正式被纳入山东省各级检察机关检察官考评内容，“随办随归”“定期通报”成为新的工作模式。如何科学合理地确定归档率等式的分子、分母？这是山东省检察院党组一直关注的问题。

一是深度调研摸清基层需求。广泛征求市县档案部门意见，论证在智慧档案系统中加入自动归档考核功能的必要性及可行性。挖掘造成“归档难”的难点痛点堵点并逐一确定解决方案，梳理出有关人员在归档工作中的分工及考核点，再由软件研发人员结合智慧档案系统制定融合解决方案。最终将研发方向确定为统一标准、明晰权责、全程自动、精准考核。

二是提倡全员参与共同研发。多次召开业务、案管部门协调会，邀请资深业务专家建言献策，共同梳理“四大检察”“十大业务”归档范围及办结节点，充分发挥检察官主导作用，让其真正成为规则的制定者与参与者，共同打造出真正“实用、管用、好用”的检察信息化实战应用产品。

三是建用一体，广接“地气”。将青岛市检察院及10家基层院全部作为试点单位，统一部署，整体推进，通过大样本数据快速发现功能短板及隐藏需求，提高系统广适性。在3个月的时间内广泛收集档案员、检察官提出的各类需求200余项并逐一改进，不断提高用户满意度。同时，通过系统反馈数据细化归档考核标准，明确质量指标、效率指标和效果指标，合理设置加、减分项，根据基层切实存在的痛点、堵点设置制约机制，真正解决归档时效和质量问题。

【主要功能和优势】

智慧档案系统实现了与业务应用系统无缝衔接，线上办案与线下归档无缝衔接，案件质量实质性评查与程序性审查无缝衔接、案件归档质效与检察官绩效考核无缝衔接。具备权责明晰、部门联动、公平公开、严格考核、容易复制等多项特点，极大减轻了基层负担，做到了实用、好用、易用。结合业务应用系统电子案件在线归档，真正解决线上线下“两层皮”，打造出双归档的山东模式。通过五个“自动”，切实提升检察档案工作规范化、专业化水平。

一是应归底数自动推送。通过对业务应用系统案卡数据的实时抓取和归档节点的管控，检察官仅需按照正常办案流程，应归底数即可自动推送给业务部门、案管部门及档案部门。嵌入归档监督考核模块固化、实化、优化，确保被考核单位标准一致，公平考核。避免办案人不点“办结”，或者因为主、客观原因导致无法及时填报统计表导致的延误汇总时间、数据不准等问题。

二是案卷流向自动监控。通过物联网管理，办案人每到档案部门移送一个案件的实体卷，个人的未归数据即同步消除一案。同时对超期卷、问题卷提供后台提醒，对应归卷、实归提供在线比对，保证了线上办结和线下归档实时同步。此功能还为借阅工作提供了全程监管及流向管理。档案员通过扫码出、入库，档案流向、借阅及归还时间都有了详细记录。

三是责任归属自动判断。智慧档案系统根据不同人员身份，设置不同的归档倒计时功能，倒逼检察官和行政人员及时履职。通过对收卷、整改、入库、借阅以及人员调整、案卷交接等权责边界一一梳理界定，清晰刻画档案管理部门与案管、各业务部门之间的权责边界，改变了传统的人、案、卷分离，信息不通、信息不准导致的怠于交卷、疏于质量、难以监管等现状。

四是归档质效自动考核。通过严格的归档责任制度，明确检察官和行政人员只有完成自身应承担的工作，才能获得相应的绩效得分，切实把归档责任落实到每一个环节，每一类人员。

五是报表数据自动统计。用于归档率计算的应归案件数、已归案件数和未归案件数，均由系统自动统计，办案人、档案员摆脱了反复填表、核对、计算的大工程；系统实时生成归档率排名表、归档时效评价等供业务部门、分管领导参考；档案员可查看某位办案人未交案卷的明细，甚至可以进一步确认该案卷是否办结，真正赋予档案员催归的底气，从被动收纳转变为全方位精准管控。

【应用效果】

智慧档案系统在不改变检察官、案管部门、档案员原有工作模式情况下，通过流程化、信息化、规范化的系统设置，实现“受案—线上办结—实质性评查—整卷—程序性审查—归档—考核得分”的闭环管理，大幅提高归档质效，降低人为因素干扰，为精准考核、公平考核提供完备参考。

有基层检察院分管领导表示，数据公平、公开、公正，便于横向管理全院各部门的归档情况。有检察官表示：可以更直观地知道哪些案件类型该归档，并能及时得到提醒。希望系统继续开发1.5及2.0成卷规则，适应下一步的工作需要。有档案员则表示：摆脱了以前“办案人交什么，自己收什么”的陈旧工作模式，信息化管理模式提高了工作效率。

刘冰　卢金增 【编辑:张奥林】